Aturan pemilihan gudang oleh sistem Accurate online terbagi menjadi 2 kondisi, yaitu untuk barang baru yang belum ada transaksi kecuali transaksi saldo awal dan barang yang sudah ada transaksi. Berikut ini penjelasan serta contoh kasusnya dari kedua kondisi tersebut :

A.  Barang Baru (belum ada transaksi, hanya transaksi Saldo Awal)

Dengan kondisi ini, jika barang tersebut digunakan dalam transaksi misalnya pada transaksi Pembelian dan Penjualan maka gudang yang terpilih adalah sesuai dengan urutan Abjad dari nama gudang. Dan khusus pada transaksi penjualan, selain memilih sesuai abjad, gudang yang terpilih juga dilihat dari ketersediaan stok atas barang yang bersangkutan.

Contoh Kasus :
Perusahaan memiliki 3 gudang yang terdiri dari :

  • Jakarta
  • Surabaya
  • Utama

Untuk mengetahui urutan abdjad-nya (A-Z) anda bisa melakukan pengecekan melalui menu Persediaan  | Gudang , klik Daftar Gudang dan akan ditampilkan urutan nama gudang sesuai dengan abjadnya (A – Z).

Daftar Nama Gudang

Pada kondisi A :
Membuat Faktur Pembelian atas barang baru yaitu Hanger Merah dan Hanger Biru. Dimana sebelumnya untuk barang Hanger Biru diisikan nilai saldo awalnya sebanyak 160 pcs (seperti terlampir gambar) sedangkan Hanger Merah tidak ada saldo awal. Maka nama gudang yang terpilih adalah sesuai dengan urutan abjadnya (A-Z) yaitu gudang Jakarta.

Saldo Awal untuk Hanger Biru

Note : transaksi saldo awal yang dimaksud adalah saldo awal barang yang diisikan melalui menu Barang yang bersangkutan kemudian ke Tab Saldo, seperti pada gambar diatas.

Pemilihan Nama Gudang pada Faktur Pembelian Hanger Merah

Pemilihan Nama Gudang pada Faktur Pembelian Hanger Biru

Note :

  • Kondisi ini berlaku pada Penerimaan Barang, Faktur Penjualan dan Pengiriman Pesanan.
  • Namun jika saldo awal pada Hanger Biru hanya pada beberapa gudang saja (tidak semua gudang), maka pemilihan nama gudang untuk Hanger Biru di transaksi Faktur Penjualan akan melihat kondisi stok-nya. Seperti pada contoh kasus, misalnya saldo awal hanya terisi pada Gudang Surabaya dan Utama. Maka saat membuat transaksi Faktur Penjualan untuk hanger Biru, gudang yang terpilih adalah gudang Surabaya.(lihat ilustrasi digambar).

Saldo Awal Hanger Biru di beberapa Gudang

Pemilihan Gudang pada Faktur Penjualan

 

B. Barang Yang Telah Ada Transaksinya

Untuk kondisi barang yang telah terdapat transaksi (bukan barang yang baru dibuat), maka pemilihan gudang pada transaksi adalah berdasarkan histori gudang terakhir yang digunakan pada jenis transaksi tersebut.

Pada kondisi B :
Membuat Penerimaan Barang untuk Hanger Biru, dimana berdasarkan histori, transaksi penerimaan barang terakhir untuk Hanger Biru adalah ke gudang Surabaya, maka pada transaksi penerimaan barang selanjutnya akan ditampilkan nama gudang sesuai histori sebelumnya yaitu gudang Surabaya. Note : dalam ilustrasi ini barang Hanger Biru sudah dibuatkan beberapa transaksi baik itu transaksi penerimaan barang/faktur pembelian atau pengiriman barang/faktur penjualan.

Pemilihan Gudang pada Barang yang sudah ada transaksi

Untuk mengetahui gudang terakhir yang digunakan, anda bisa melakukan pengecekan dari  menu Persediaan | Barang dan Jasa, pilih nama barang yang dimaksud, klik 2x kemudian klik tab Mutasi dan filter tanggal-nya s/d per hari ini. Pada ilustrasi untuk barang Hanger Biru, transaksi terakhir dari Penerimaan Barang adalah Gudang Surabaya.

Mutasi Barang untuk melihat Histori Transaksi Barang

Note :

  • Kondisi ini berlaku juga untuk transaksi Faktur Penjualan, dengan catatan semua gudang mempunya stok atas barang tersebut.
  • Namun jika salah satu gudang tidak ada stok-nya, maka pemilihan nama gudang akan melihat dari ketersediaan stok-nya juga. Sesuai ilustrasi, misalnya untuk barang Hanger Merah, histori penjualan terakhir adalah menggunakan Gudang Surabaya. Namun ketersediaan stok dari Hanger Merah hanya terdapat di Gudang Utama, maka saat membuat transaksi Penjualan untuk Hanger Merah, Accurate Online akan memilihkan nama Gudang Utama (tidak berdasarkan histori sebelumnya). Lihat ilustrasi gambar berikut ini.

Mutasi Histori Transaksi Barang Hanger Merah

Stok Barang pada Daftar Gudang

Pemilihan Nama Gudang pada Faktur Penjualan