Perlakuan Integrasi Moka Pos dan ACCURATE Online

Sebelum melakukan integrasi antara Accurate Online dan Moka Pos, yang perlu diperhatikan adalah

1. Penggunaan Fitur “Impor  Moka Pos” dikenakan biaya Rp 30.000,- per bulan dan ditagihkan di billing ACCURATE Online. Proses ini, hanya bisa dilakukan jika anda telah menggunakan aplikasi Moka Pos.

2. Sewaktu-waktu anda bisa menghentikan proses “Impor  Moka Pos”, yaitu dari menu Penjualan | Faktur Penjualan | Impor Data | Impor Moka Pos | Klik ” Stop Integrasi Moka Pos”. Pastikan user login yang melakukan stop integrasi adalah user yang sama yang melakukan tambah akses integrasi Moka POS.

3. Moka ada istilah Bisnis dan Outlet, dimana 1 bisnis bisa multiple Outlet.  Sebelum memulai impor, anda bisa memilih outlet apa saja yang akan terimpor dan mapping outlet di moka dengan cabang dan gudang yang ada di accurate, yaitu dengan cara:

  • Ke menu Penjualan | Faktur Penjualan | Impor Data | Impor Moka Pos | Login Moka Pos | Klik  “Pilihan Outlet”

  • Checklist outlet yang akan diimpor transaksinya dan jika tidak diimpor di uncheck.



Masih di Outlet, Anda dapat mapping  Cabang, Gudang, Item Biaya Layanan (Gratuity), Item Pembulatan,  Centang Ya Impor PO jika ingin transaksi PO Moka Masuk ke Accurate (PO status fullfild dan Item Library), Akun Pembayaran Tunai, Akun Pembayaran OVO, dan Akun Pembayaran Gopay (Jika di kosongkan, AOL otomatis akan membuatkannya sesuai dengan kebutuhan proses impor, contohnya membuat cabang dan gudang dengan nama yang sama dengan outlet). Mapping bisa dilakukan dengan cara :

  •  Masih di Oulet klik dibagian kanan seperti tampilan dibawah

 


Jika ada pengeditan di nama outlet Moka Pos maka tidak mengupdate di Accurate online, sehingga harus di edit manual dari Accurate Online baik nama cabang maupun gudang.

4. Fitur Impor Moka Pos yaitu integrasi “satu arah saja” yaitu dari Moka Pos ke ACCURATE Online dan data apa saja yang terimpor yaitu barang  (item), pelanggan, penjualan dan pembelian.  

1)  Barang di Moka Pos terdiri dari Item Library dan Ingredients, dimana perlakuannya :

  • Item Library, jika di manage stock akan menjadi sebagai item dengan jenis “Persediaan” (saldo awal yang dimasukkan di Moka Pos akan terimpor masuk sebagai transaksi penyesuaian persediaan) dan Jika tidak Manage Stock akan menjadi item jenis “Non-Persediaan” di ACCURATE Online. Kecuali jika di Accurate Online, sebelum melakukan import ada barang baik jenis “Persediaan dan Grup” kode barangnya sudah sama dengan SKU yang ada di moka pos, maka accurate online tidak membuat persediaan baru.

Contoh:

  • Item A tidak manage stock

  • Item B manage stock

  • Item Ingredients,  jika di accurate online sudah dibuatkan barang jenis “Grup atau Persediaan” dan kode barang & Barcode/UPC  diisi sama dengan kode barang (SKU) di Moka Pos saat integrasi awal Accurate Online tidak membuat barang & jasa baru.
    Jika belum dibuat di ACCURATE Online, maka saat integrasi otomatis akan membuat persediaan baru dengan jenis “Non Persediaan”.

Jika ada pengeditan di nama barang Moka Pos maka tidak mengupdate di Accurate online, sehingga harus di edit manual dari Accurate Online. 

2)  Pelanggan, Accurate Online otomatis membuat pelanggan baru,  jika tidak ada nama pelanggan, email dan nomor handphone yang sama dengan Moka Pos.

Jika ada pengeditan di nama pelanggan Moka Pos maka tidak mengupdate di Accurate online, sehingga harus di edit manual dari Accurate Online. 

3)  Penjualan dan Receipt dari Moka Pos, masuk sebagai Faktur Penjualan dan Penerimaan Penjualan (Menu Penjualan | Faktur Penjualan dan Penjualan | Penerimaan Penjualan).

4) Purchase Order (PO) di Moka Pos, transaksi tsb masuk ke Accurate Online sebagai Faktur Pembelian tetapi untuk transaksi  Item Library  dengan  status “Fulfilled”  saja. (Setting outlet, centang “Ya” Impor PO).

5.  Untuk setiap penginputan data baru terkait barang, pelanggan, faktur penjualan, dan lainnya akan di sync ke AOL secara otomatis setiap jam “apabila proses integrasi pertama kali berhasil melakukan import data dengan lengkap (tanpa error sama sekali)”. Namun exact menitnya akan berbeda-beda untuk setiap database, jadi tidak pasti menit ke 00.

Notes :

– Jika sampai ada jenis barang baik  inventory atau non-inventory yang  salah masuk jenis barangnya dan ingin diperbaiki, mohon melakukan 3 tahap berikut:
1. Edit kode dan nama barang tsb dari ACCURATE Online di Menu Persediaan | Barang & Jasa dan Checklist Non Aktif ditab lain-lain.


2. Buat barang baru dengan settingan yang benar di AOL, menggunakan kode barang yang sama dengan di Moka
3. Stop Integrasi Moka Pos seperti di Poin 2 di atas dan integrasi kembali.